Filo-Olustururken-Nelere-Dikkat-Edilmeli

Filo Oluştururken Nelere Dikkat Edilmeli?

Filo Yönetimi
Garenta Pro 8 Dakikalık Okuma

Filo oluşturmak önemli ancak bir o kadar da meşakkatli bir iş. Tek bir araç ya da onlarca araç, ihtiyacınız olan kaç araçlık bir filo olursa olsun, ilk adımınız filo stratejinizi belirlemek olmalıkü stratejiniz, şirketinizin ihtiyaçlarından doğar ve iş akışınızı tamamen etkiler. Amaç ve hedeflerinize uygun bir filo yaratmak ve sonraki süreçte bu filonun sorunsuzca çalışmasını sağlamak için ise stratejinizi belirlemede birkaç faktörü ön planda tutmalısınız. İlk olarak filonuzda yer alacak araçların yanı sıra, filonuzda yer alacak kişileri belirleyin. Kaç adet sürücü ya da yolcu olacağı bilgisi size stratejiniz için net bilgiler verirken, bu potansiyel kişilerle görüşerek alışkanlık ve ihtiyaçlarını öğrenebilir, böylece kendinize daha net bir perspektif çizebilirsiniz.

 

Ekibinizi belirledikten sonra sıra araçların kullanılacağı mesafeleri ortalama olsa da hesaplamaya gelecek. Örneğin, araçlar daha çok şehir içindeki yollarda mı kullanılacak, yoksa şehirler arası yolculuk da yapılacak mı? Bu sorunun cevabı araç kiralama işleminde doğru araçları tercih etmenize yardımcı olurken muhtemel kiraladığınız araçların daha az bakıma ihtiyaç duymasını da sağlayacak. Diğer yandan ne kadar önlem alırsanız alın, beklenmedik aksaklık ya da kazalar gerçekleşebileceğini de göz önünde bulundurarak, araç kiralama sözleşmenizi dikkatle oluşturmalı ve dönemsel olarak stratejinizi güncellediğinizden emin olmalısınız.

 

filo

 

Kullanıcılarınızdan Yararlanmanız Neden Önemli?

 

Filonuzun amacına uygun hizmet edebilmesi ve güvenliğinin tam anlamıyla sağlanabilmesi için, sürücüler, yolcular ve filoda yer alacak diğer kişileri tanımanız ve onlardan bilgi almanız gerekebilir. Çünkü filonuz sizden çok onu kullanan kişilere emanet olacak ve bu sürecin başarılı şekilde tamamlanması için bu kişilerin operasyonel birikimlerinin tespit edilmesi ve bu konuda eğitimlerinin tamamlanmış olması büyük önem taşıyor.

 

Kullanıcısız Bir Strateji Mümkün mü?

 

Bu sorunun tek ve oldukça net bir cevabı var: Hayır. Eğer kullanıcılarınızla ilgili bilgi ve detayları edinemezseniz, stratejinizi netleştirebilmeniz ne yazık ki mümkün değil. Filonuzda tercih edeceğiniz otomobil modellerinin kullanıcılar için uygun olup olmadığı, kaç adet araca ihtiyaçları olacağı ya da kimi kanuni kısıtlamalar gibi daha birçok soru işareti ile yola çıkmayı kim ister ki?

 

Verimlilik ve Performans Nasıl Ölçülmeli?

 

Filo yönetimi stratejinizi oluştururken çıkış noktalarınızdan biri de filonuzun performansı ve bu performansa bağlı değerler olmalı. Performansı ölçmek içinse aşağıdaki noktalardan yola çıkabilirsiniz. Bunlara ek olarak ihtiyaç duyduğunuz başka noktaları da dilerseniz değerlendirebilirsiniz.

 

1.Filo Kullanımı

  • Filonuz haftanın hangi günleri aktif olacak, toplamda aktif olduğu gün sayısı nedir?
  • Filonuz bakım ya da onarım için pasif hale geldiği gün sayısı nedir?
  • Bu değerlerden yola çıkarak filonuzun ortalama kullanım oranı nedir? Seçeceğiniz araçlar bu oranı ve kullanıcı ihtiyaçlarını karşılıyor mu?

2.Filo Uygunluğu

  • Kullanıcıların eğitimi ve ihtiyaç duyulan güvenceler için veri sağlaması amacıyla, kaç sayıda ve hangi sebeple kaza yapıldığının belirlenmesi.
  • Araçların bakım sıklığı ve derecesini çıkartmak üzere araçlardaki kusur ve bozuklukların belirlenmesi.

3.Operasyonel Veriler

  • Kullanıcıların eğitimi ve bir sonraki araç seçimi noktasında veri sağlanması amacıyla yakıt tüketiminin belirlenmesi.
  • Oluşturduğunuz filonun uyumluluğu ve genel anlamda filonuzun çevre dostu olup olmadığının belirlenmesi.

4.Maliyetler

  • Hangi aracın maliyetinin daha yüksek olduğunun belirlenmesi ve kullanıcı davranışlarının düzeltilebilmesi için her bir araç bazında bakım ve onarım raporlarının hazırlanması.
  • Doğru lastik ve jantların seçildiğinden ve lastiklerin iyi şekilde kullanıldığından emin olmak için her bir araç bazında lastik giderlerinin raporlanması.
  • Tercih edilen sigorta ve güvencelerin gerçekten işe yarayıp yaramadığını anlamak amacıyla, her bir araç bazında sigorta ve güvencelerin incelenmesi.

Performansı Belirleyen Asıl Değerler Nasıl Seçilmeli?

 

İlk olarak gerçekten ihtiyacınız olan değerleri seçmeli ve onlar üzerinden bir performans yorumu yapmalısınız. Bu değerlerin ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi vermesi kadar geçerli olmaları da (yani kesin kaynaklardan alınması ve doğru olması) önemli. Unutmayın: Gereğinden fazla bilgi size fayda sağlamaz aksine zarara neden olur. Bu değerlerin seçilmesi takip edilmesi yeterli olmayabilir aynı zamanda sağlanan bilginin güncel olarak ihtiyacı karşılayıp karşılamadığından ve filo yönetimindeki kimi kararları alırken size gerçekten yardımcı olup olmadıklarıyla ilgili bir sağlama yapmak durumundasınız.

 

Filo Performansının Ölçümünü Kim Takip Etmeli?

 

Filo yöneticisinin başı çekeceği bu süreçte, ilgili bilgiyi sağlayacak ve karar verme sürecinde etkin tüm kişilerin, filo yöneticisi tarafından çok net bir biçimde görevlendirilmesi ve takibin bizzat yönetici tarafından yapılması tercih ediliyor. Siz de ekibinizi oluşturup, her kalemle ilgili çalışacak kişileri bilgilendirdiğinizden emin olmasınız.

 

Filo Yönetimi İş Yönetiminin Bir Parçası Olmalı mı?

 

Kesinlikle! Filo yönetim sürecini, iş yönetim sürecinize dahil etmeli, özellikle şirketinizin hedef ve amaçlarına paralel bir akış sağlamalısınız. Finans ve varlık yönetiminize direkt olarak bağlı şekilde hareket etmesi gereken bu sürecin “dışarıda” konumlandırılması ya da tamamen ayrı olarak düşünülmesi söz konusu bile olmamalı.

 

Araçlar Hangi Periyotlarda Değiştirilmelidir?

 

Filonuzda yer alan kimi araçları maliyetlerinizi düşürmek ya da ihtiyaçlarınıza karşılık veren başka bir araçla değiştirmek üzere ekip dışı bırakmanız gerekebilir. Bu işlemin ise belirli bir değişim poliçesine sadık kalınarak yapılması, yani filo oluşturulmadan önce karşılıklı belirlenen kurallar çerçevesinde gerçekleştirilmesi gerekmekte. Bu çerçeveyi oluştururken mutlaka dikkat edilmesi gereken noktalar ise şu şekilde:

  • Aracın durumu
  • Aracın aldığı yol
  • Aracın yaşı
  • Aracın kiralandığı andan günümüze dek  yarattığı maliyet
  • Ve son olarak aracın ne denli çevre dostu olduğu

Araçlarınızın hangi periyotlarla değiştirmeniz gerektiğini belirlemek için filonuzda yer alan araç tiplerini analiz etmelisiniz. Böylece hangi aracın ne sıklıkla bakıma ihtiyaç duyacağını ya da değiştirilmesi gerekeceğini öngörebilirsiniz. Bu işlem aynı zamanda gelecekte ortaya çıkabilecek kimi bakım ve onarım maliyetlerini de minimuma indirmenizi sağlarken, iş akışınızın sekteye uğramasını önler.

Filo büyüklüğünüz ne olursa olsun, öncesinde yukarıdaki noktalardan yola çıkarak hazırladığınız filo stratejiniz; işletmeniz için hem zaman hem de giderler anlamında tasarruf yapmanızı sağlayacak. Üstelik bu stratejiyi araç kiralama şirketinizin temsilcisiyle paylaşabilir ve özellikle araç seçimi ve bakım/onarım süreçleriyle ilgili size özel bir çalışma isteyebilirsiniz.

 

YORUM YAP