filo-arac-seyahat

Filo Araçlarınızın Harici Kullanımlarını Nasıl Engellersiniz?

Filo Yönetimi
Garenta Pro 7 Dakikalık Okuma

Filonuzun büyüklüğü ne olursa olsun, filonuzda yer alan araçların harici olarak kullanılması, diğer bir deyişle bu araçların iş dışında, bireysel amaçlar için kullanılması problemini yaşama riskiniz her zaman mümkün. İş saatleri dışında, kendilerine tahsis edilen araçları bireysel amaçları için kullanan çalışanlar; söz konusu aracın kullanım süresini azaltırken yakıt tüketimi ve zaman yönetimi gibi incelikle hesaplanan noktaları da derinden etkileyecek adımlar atabiliyor. Bu da yalnızca filo yönetimiyle kalmayıp şirketlerin genel ekonomik tablolarına yansıyabiliyor. Dolayısıyla uzun dönem araç kiralama yardımıyla sağladığınız ekonomik iyileştirmeyi, bu ve benzeri durumlar nedeniyle kaybetmeniz mümkün hale gelebiliyor. Özellikle servis sektöründe sıkça yaşanan bu durumun önüne nasıl geçebilir ve sağlıklı bir filo yönetimi nasıl yapabilirsiniz, birlikte inceleyelim.

 

Harici Kullanımın Zararları Nelerdir?

 

Harici kullanımları önleyecek adımları atmadan önce bu tip kullanımların filonuza ve iş yaşamınıza yansıyacak zararlarını net bir biçimde kavramanız gerekebilir. Filonuzdaki araçları kişisel amaçları için kullanan kişiler, yakıt tüketimine sebep oldukları gibi aracın erken ‘yaşlanmasına’ yani daha çabuk eskimesine de  yol açarlar. Bunlara ek bir diğer durum ise harici kullanım gerçekleştiren çalışanların; çalışma saatlerine ek olarak araç kullanmaya devam etmeleri ve bunun sonucunda verimlerinin düşmesi olacaktır. Bu tip kişisel kullanımlar her zaman eşya taşımak ya da gezmek amacıyla değil, kimi zamanlarda ek iş yapma amacıyla da gerçekleşebilir. İş yeri tarafından çalışanlara tahsis edilen araçlar, ek işte ürün teslimatı gibi durumlarda kullanılabiliyor. Bu da şirkete hem maddi hem de manevi anlamda zarar veriyor.

 

 

Şirketin  Yükümlülükleri

 

Filonuzda bulunan kiralık araçların, habersiz ve izinsiz olarak kullanımı %100 oranında şirket yükümlülüklerine tabidir. Diğer bir deyişle bu gibi bir durumun oluşmasını önlemek tamamen şirkete düşen bir yükümlülüktür. Çalışanınız, her yönüyle şirketi temsil eden bu aracı (aracın üzerinde logo bulunabilir ya da araç kurumsal kimliği belirtecek şekilde kaplanmış olabilir) iş harici kullanmasını yanı sıra şirketin adını kullanarak iş yapıyor ya da yine şirkete ait üniforma vb. kullanıyor olabilir. Böyle bir durum, yalnızca şirket kaynaklarının kötüye kullanımı olmanın dışında, prestij anlamında da size bir zafiyet yaratabilir. Çalışanların imzaladıkları gizlilik sözleşmesi, harici kullanımlarda sekteye uğrar ve şirketin daha sonraki dönemde altından kalkamayacağı durumlara sebebiyet verebilir.

 

 

Çalışan ve Araç Güvenliği

 

Araçların şirket izni olmadan kullanılması yalnızca maddi zararlar yaratmaz. Çalışanın birden fazla işte çalışması, verimliliğini düşürürken kazalara da sebebiyet verebilir. Yorgunluk, uykusuzluk ya da bu gibi durumların yarattığı dikkatsizlik sonucu kaza yapan çalışanlar, çalışma saatleri içerisinde kaza geçirmeleri halinde, sağlık giderleri ve tüm süreç şirket tarafından karşılanır. Fakat aracın çalışma saatleri dışında kullanılması neticesinde herhangi bir kaza gelişirse çalışan, bu kez sağlık izni kullanacağından ötürü hem zaman hem de maliyet anlamında iş akışına zarar verir. Üstelik aracın böylesine bir durumda zarar görmesi halinde, normal şartlarda karşılanması beklenen kimi zararlar, kullanıcı hatası kaynaklı olması ve çalışma saatleri dışında gerçekleşmesi sebebiyle karşılanmayabilir. Dolayısıyla tazminat maliyetleri artarken filoya yönelik harcamalar da planlanan durumların dışına çıkabilir.

 

İkinci bir durum ise iş dışında kullanılan aracın zaman içerisinde hızla aşınması ya da eskimesi sonucu, filo genelinde bu anlamda güvenlik zafiyeti yaratmasıdır. 3 yıllık ömrü olan bir aracın, normal kullanım periyodunun dışına çıkılarak daha sık ve agresif kullanımı sonucu bu tip aşınma ve eskimeler meydana gelebilir ve filonuz zarar görebilir. Peki, bu tip durumları nasıl engelleyebilirsiniz?

 

 

Harici Kullanımı Engellemek İçin İpuçları

 

  • Filo kullanımına yönelik bir sözleşme hazırlayın ve sözleşme maddelerini net bir biçimde belirleyin.

 

İşe giriş yapmadan önce filoda görev alacak sürücü ya da çalışanların imzalayacağı ve filo çıkarlarını koruyan bir sözleşme hazırlayın. Bu sözleşme ile çalışan tarafından aracın yetkisiz kullanıcılara ödünç verilmesi, herhangi kişisel bir işlem için kullanılması ya da şirket tarafından onaylanmayan başka bir kuruluş yararına kullanması gibi durumların önüne geçebilirsiniz.

 

  • Filo araçlarına herhangi bir müdahaleyi imkansız hale getirin.

 

Sürücülerin aracın dış görünümünde değişiklik yapması, araca harici parçalar eklemesi ya da araç üstü taşıyıcılar kullanması gibi araç kullanım amacını başka bir yöne çekmeye yarayan adımları önleyin. Araçların teslim alındığı şekilde ve doğru teslim süresinde iade edildiğinden emin olun. Mümkünse filonun tüm işleyişini takip edecek ayrı bir çalışan edinin. Bu çalışan vasıtası ile hangi aracın hangi çalışana tahsis edildiğini öğrenin ve araçların aylık kullanımlarıyla ilgili rapor talep edin.

 

 

Araçlarınızın harici kullanımlarını önlemek için en kesin yöntem, araç takip sistemleri olacaktır. Bu sayede filonuzda yer alan hangi aracın kaç kilometre gittiğini, hangi saatler arasında günde kaç kez ve nerede kullanıldığını görebilir, bu bilgilere dair detaylı raporlar alabilirsiniz. Tüm bunlara ek olarak gelişmiş araç takip sistemleri, tüm araçlarınızdan anlık bilgi almanıza da olanak sağlar. Telematik de denen araç takip sistemlerini kullanarak harici kullanımların yanı sıra araçların kötü kullanımlarını da önleyebilirsiniz.

 

YORUM YAP